Dans les domaines des affaires et de la finance, la technologie continue de remodeler le fonctionnement des organisations. L’IA et le ML parviennent à toucher notre vie professionnelle avec les systèmes d’automatisation AP. Cet outil de transformation a gagné en popularité dans tous les secteurs, promettant des processus rationalisés, une précision accrue et un contrôle inégalé sur les opérations financières. Mais qu’est-ce que l’automatisation AP exactement et pourquoi suscite-t-elle un tel buzz dans le monde de l’entreprise ?
Les méthodes AP traditionnelles impliquaient souvent une saisie manuelle des données, un processus fastidieux et sujet aux erreurs. La tâche laborieuse de saisie des données des factures et des documents prenait non seulement du temps, mais conduisait également à des inexactitudes qui pouvaient avoir des conséquences considérables.
De plus, le recours à des documents physiques, tels que des factures, des bons de commande et des reçus, créait des montagnes de paperasse. Cela exigeait non seulement un espace de stockage considérable, mais rendait également la récupération des documents une tâche fastidieuse.
C’est exactement là qu’intervient l’automatisation AP. Examinons en détail ce processus qui résout de nombreux problèmes complexes pour votre entreprise en arrière-plan.
Qu’est-ce que l’automatisation AP ?
AP automation signifie automatisation des comptes fournisseurs. Il fait référence à l’utilisation de technologies et de logiciels pour automatiser les tâches associées aux services des comptes créditeurs au sein des organisations. L’objectif principal de l’automatisation des comptes fournisseurs est de rationaliser et d’optimiser l’ensemble du processus de facturation au paiement, en réduisant les efforts manuels, en améliorant la précision et en offrant une plus grande visibilité et un meilleur contrôle sur les opérations financières.
Les entreprises ont besoin d’automatisation des AP pour plusieurs raisons :
- Traitement efficace des factures: Le traitement manuel des factures peut prendre du temps et être sujet aux erreurs, entraînant des délais non respectés, des factures perdues ou égarées et des retards de paiement. L’automatisation des comptes fournisseurs aide les entreprises à rationaliser ce processus, en garantissant que les factures sont traitées rapidement et avec précision et que les paiements sont effectués à temps.
- Gestion améliorée de la trésorerie: Grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent mieux gérer leur trésorerie en réduisant le temps nécessaire au traitement des factures et aux paiements. Cela leur permet de profiter de remises pour paiement anticipé, d’éviter les frais de retard et de maintenir un solde de trésorerie sain.
- Visibilité et contrôle améliorés: L’automatisation des comptes fournisseurs offre une visibilité en temps réel sur le processus de facturation au paiement, permettant aux entreprises de suivre l’état des factures, d’identifier les goulots d’étranglement et de prendre des décisions éclairées concernant leurs opérations financières. Ce contrôle accru aide également les entreprises à détecter et à prévenir les activités frauduleuses.
- Coûts réduits: En automatisant les processus de comptabilité fournisseurs, les entreprises peuvent réduire considérablement les coûts de saisie manuelle des données, de stockage papier et d’affranchissement. Selon une étude du groupe Aberdeenles entreprises peuvent économiser jusqu’à 1,50 $ par facture en automatisant leurs processus de comptabilité fournisseurs.
- De meilleures relations avec les fournisseurs: L’automatisation des comptes fournisseurs aide les entreprises à entretenir des relations positives avec leurs fournisseurs en garantissant un paiement en temps opportun et une communication claire. Cela peut conduire à de meilleurs prix et conditions, ainsi qu’à une meilleure collaboration sur les projets futurs.
- Conformité et sécurité: Les solutions d’automatisation AP incluent souvent des fonctionnalités de sécurité telles que le cryptage des données, l’authentification des utilisateurs et la séparation des tâches pour protéger les informations financières sensibles. De plus, ces solutions prennent en charge la conformité aux normes industrielles telles que SOC 2 et SSAE 18, offrant ainsi une tranquillité d’esprit aux entreprises préoccupées par les exigences réglementaires.
- Évolutivité: À mesure que les entreprises se développent, leurs services de comptabilité fournisseurs ont souvent du mal à suivre le volume croissant de factures. L’automatisation des comptes fournisseurs gère de manière évolutive des volumes de factures croissants, ce qui en fait un outil essentiel pour les entreprises cherchant à étendre leurs opérations.
Compte tenu de tout cela, l’automatisation des comptes fournisseurs est un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations financières, à améliorer la gestion des flux de trésorerie, à améliorer la visibilité et le contrôle, à réduire les coûts, à établir des relations plus solides avec les fournisseurs, à garantir la conformité et la sécurité et à faire évoluer efficacement leurs opérations.
Comment fonctionne l’automatisation AP ?
La première étape de l’automatisation des comptes fournisseurs consiste généralement à capturer les factures des fournisseurs. Cela peut être fait par échange de données informatisées (EDI), par courrier électronique ou en numérisant des factures papier. Une fois capturés, le système extrait les informations pertinentes telles que la date, le montant et le nom du fournisseur, et les compare aux bons de commande et aux reçus existants. Cela permet de garantir que la facture est valide et exacte avant son traitement ultérieur.
Une fois la facture capturée, le système valide son exactitude et son exhaustivité en vérifiant les informations manquantes ou incorrectes. Cela peut impliquer de vérifier les numéros de bon de commande, les quantités d’articles et les prix. En cas de divergences, le système peut alerter le personnel approprié pour résolution. Cela permet d’éviter que des erreurs ne se produisent en aval du processus.
Une fois la facture validée, elle est acheminée via un workflow prédéfini pour approbation. Cela peut impliquer plusieurs niveaux d’approbateurs, tels que des gestionnaires, des chefs de service ou du personnel comptable. Le système peut également fournir des notifications et des rappels pour garantir une approbation en temps opportun. Cela garantit que la facture est correctement autorisée avant son traitement ultérieur.
Après approbation, le système génère des instructions de paiement à la banque ou paie le vendeur directement via un réseau de paiement numérique. Cela élimine le besoin de rédiger manuellement des chèques, réduit le risque de chèques perdus ou volés et garantit un paiement en temps opportun. Le système fournit également une piste d’audit de toutes les transactions, qui peut être utile à des fins de référence ou d’audit ultérieures.
Il est temps de mettre de côté les données inutilisées
La gestion des fournisseurs est un autre aspect important de l’automatisation des AP. De nombreuses solutions incluent des fonctionnalités de gestion des fournisseurs qui permettent aux organisations de conserver des enregistrements précis et à jour de leurs fournisseurs. Cela inclut le suivi des informations de contact, des conditions de paiement et des mesures de performances. En disposant d’un référentiel centralisé d’informations sur les fournisseurs, les organisations peuvent mieux gérer leurs relations avec les fournisseurs et prendre des décisions éclairées concernant les achats futurs.
Le reporting et l’analyse sont également des fonctionnalités clés des solutions d’automatisation AP. Ces outils fournissent des informations sur les modèles de dépenses, les tendances en matière de paiement et les performances des fournisseurs. Les organisations peuvent utiliser ces données pour identifier les domaines à améliorer, optimiser leur chaîne d’approvisionnement et négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs.
Pour garantir une communication transparente entre les comptes fournisseurs et les autres services, de nombreuses solutions d’automatisation AP s’intègrent aux systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Cela permet des mises à jour en temps réel et la synchronisation des données entre les systèmes, réduisant ainsi les erreurs et améliorant l’efficacité.
La sécurité et la conformité sont également des considérations essentielles pour les solutions d’automatisation AP. Ces solutions doivent respecter des normes de sécurité et des exigences réglementaires strictes, telles que le cryptage des données, l’authentification des utilisateurs et la séparation des tâches. Ils doivent également prendre en charge la conformité aux normes industrielles telles que SOC 2 et SSAE 18.
Enfin, certaines solutions avancées d’automatisation des comptes fournisseurs exploitent les technologies d’intelligence artificielle (IA) et d’apprentissage automatique (ML) pour améliorer la précision du traitement des factures, détecter les activités frauduleuses et prédire les tendances de dépenses futures. Ces technologies peuvent aider les organisations à rationaliser davantage leurs processus de comptabilité fournisseurs et à mieux contrôler leurs opérations financières.
Fonctionnalités clés à surveiller dans le logiciel d’automatisation AP
Bien que l’automatisation des points d’accès puisse sembler compliquée, il existe de nombreux logiciels qui le font. Comme nous l’avons mentionné précédemment, l’utilisation d’un logiciel d’automatisation AP offre plusieurs avantages, notamment une précision améliorée, des coûts réduits, une visibilité accrue et de meilleures relations avec les fournisseurs. En automatisant le processus AP, les entreprises peuvent économiser du temps et de l’argent, réduire les erreurs et prendre de meilleures décisions financières. Nous vous donnerons quelques suggestions plus loin dans cet article, mais d’abord, parlons un peu de ce à quoi vous devez prêter attention lors du choix d’un logiciel d’automatisation AP.
Capture de factures et extraction de données sont des fonctionnalités essentielles du logiciel d’automatisation AP, permettant l’élimination de la saisie manuelle des données et la capture automatique des factures provenant de diverses sources telles que l’e-mail, le fax, le courrier et l’EDI. Cette fonctionnalité extrait également les données clés des factures, notamment le numéro de facture, le nom du fournisseur, le montant dû, la date d’échéance et le numéro de bon de commande.
Automatisation du flux de travail et routage des approbations sont également des fonctionnalités essentielles du logiciel d’automatisation AP. Ces fonctionnalités permettent la création et l’automatisation de flux de travail personnalisés pour l’approbation des factures, en acheminant les factures vers les approbateurs appropriés en fonction de règles prédéfinies. Par exemple, les factures peuvent être acheminées vers le chef de service pour approbation si le montant est inférieur à un certain seuil, et vers le directeur financier pour approbation si le montant est supérieur à un certain seuil. Cela permet d’accélérer le processus d’approbation et de réduire les goulots d’étranglement.
Gestion et communication des fournisseurs sont des fonctionnalités supplémentaires importantes du logiciel d’automatisation AP. Cette fonctionnalité fournit un référentiel central pour les informations sur les fournisseurs et permet la communication électronique avec les fournisseurs. Cela peut aider à améliorer les relations avec les fournisseurs et à rationaliser le processus AP. Par exemple, les fournisseurs peuvent recevoir des bons de commande et des factures électroniques.
Intégration avec les systèmes ERP est une autre fonctionnalité importante du logiciel d’automatisation AP. Cette intégration permet d’automatiser le flux de données entre les deux systèmes, éliminant ainsi la saisie de données en double et améliorant l’efficacité du processus AP. Par exemple, un logiciel d’automatisation AP peut être intégré à un système ERP pour automatiser le processus de paiement des factures.
Rapports et analyses Les capacités sont également des fonctionnalités cruciales du logiciel d’automatisation AP. Ils fournissent des capacités complètes de reporting et d’analyse, donnant une visibilité sur les performances des AP et permettant des décisions financières éclairées.
Des exemples de rapports pouvant être générés incluent le temps moyen nécessaire au traitement des factures, le nombre de factures traitées à temps et le montant économisé en profitant des remises pour paiement anticipé.
Quels sont les meilleurs logiciels d’automatisation AP de 2023 ?
Il existe plusieurs solutions logicielles offrant diverses fonctionnalités pour rationaliser les processus de comptabilité fournisseurs, améliorer la gestion financière et améliorer l’efficacité des entreprises.
Quant au meilleur logiciel d’automatisation AP de 2023 :
Tipalti
Tipalti est une société de technologie financière spécialisée dans les solutions d’automatisation financière. L’objectif principal de l’entreprise est d’aider les entreprises à rationaliser leurs processus financiers en éliminant les tâches manuelles et inefficaces. Cela permet aux entreprises de gérer leurs finances de manière plus efficace et efficiente.
L’une des fonctionnalités clés proposées par Tipalti est sa solution de paiement de masse. Cette fonctionnalité permet aux entreprises de payer leurs partenaires et fournisseurs mondiaux dans plusieurs pays et devises. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises ayant des opérations internationales, car cela simplifie le processus de gestion des paiements dans différentes régions.
Tipalti se spécialise également dans l’automatisation des comptes créditeurs, y compris le flux de travail de gestion des comptes créditeurs et des paiements. Le logiciel de l’entreprise aide les entreprises à automatiser ces processus, en réduisant les efforts manuels et en augmentant l’efficacité. En automatisant ces processus, les entreprises peuvent économiser du temps et des ressources, leur permettant ainsi de se concentrer sur d’autres domaines critiques de leurs opérations.
Bien que Tipalti ait reçu des avis généralement positifs de la part des clients, certains utilisateurs ont signalé des problèmes ou des préoccupations liés aux services de l’entreprise. Ces préoccupations sont souvent soulevées par le biais de plaintes et d’avis en ligne. Cependant, il est important de noter que ces problématiques ne sont pas nécessairement représentatives de l’ensemble de la clientèle.
Sauge intacte
Sage Intacct est un logiciel de gestion financière basé sur le cloud conçu pour aider les entreprises à rationaliser leur comptabilité via l’automatisation des comptes fournisseurs, les rapports financiers et les processus de gestion. Ce logiciel offre plusieurs fonctionnalités et avantages clés, ce qui en fait un outil précieux pour les organisations cherchant à moderniser leurs opérations financières.
L’un des principaux avantages de Sage Intacct est son hébergement basé sur le cloud, qui permet un accès et une collaboration faciles depuis n’importe où avec une connexion Internet. Cela signifie que les membres de l’équipe peuvent travailler ensemble de manière transparente, quel que soit leur emplacement, et accéder aux données et documents financiers en temps réel.
En termes de gestion financière, Sage Intacct fournit des solutions complètes pour les comptes fournisseurs, les comptes clients, le grand livre et d’autres fonctions financières critiques. Cela permet aux entreprises de consolider leurs opérations financières sur une plate-forme unique, améliorant ainsi l’efficacité et la précision.
La Business Intelligence est une autre fonctionnalité clé de Sage Intacct. Le logiciel offre des outils robustes pour analyser les données financières, générer des rapports et prendre des décisions basées sur les données. Cela permet aux entreprises d’obtenir des informations précieuses sur leurs performances financières, d’identifier les tendances et de prendre des décisions éclairées sur les stratégies futures.
Dans l’ensemble, Sage Intacct est largement utilisé par les entreprises qui cherchent à améliorer leur gestion financière et à rationaliser leurs processus comptables. Son hébergement basé sur le cloud, ses solutions complètes de gestion financière, ses capacités de business intelligence, ses fonctionnalités de conformité, sa visibilité financière et son efficacité améliorée en font un outil précieux pour les organisations à la recherche d’une solution cloud moderne pour leurs besoins financiers.
Oracle NetSuite
Oracle NetSuite est une suite logicielle d’entreprise cloud intégrée de premier plan qui offre un large éventail de fonctionnalités pour aider les entreprises à rationaliser leurs opérations et à améliorer leur efficacité. Le logiciel comprend une suite complète d’outils pour diverses fonctions commerciales, notamment l’ERP (Enterprise Resource Planning), le CRM (Customer Relationship Management), l’automatisation des AP et le commerce électronique.
Cela signifie que les entreprises peuvent utiliser NetSuite pour gérer plusieurs aspects de leurs opérations, de la gestion financière et comptable à la gestion de la relation client et au commerce électronique.
L’un des principaux avantages de l’utilisation d’Oracle NetSuite est sa capacité à fournir une solution globale aux organisations. En intégrant diverses fonctions commerciales dans une plateforme unique, NetSuite permet aux entreprises de simplifier leurs opérations et d’améliorer la communication entre les différents services. Cela peut conduire à une productivité accrue, à une réduction des erreurs et à des capacités de prise de décision améliorées.
En plus de sa suite complète d’outils, Oracle NetSuite a également fait la une des journaux grâce à son acquisition par Oracle Corporation en novembre 2016. L’acquisition a consolidé la position d’Oracle en tant qu’acteur majeur sur le marché des logiciels d’entreprise cloud et a permis à NetSuite de devenir l’un des principaux fournisseurs de solutions d’entreprise basées sur le cloud.
Les utilisateurs peuvent accéder à Oracle NetSuite via le portail de connexion, qui fournit une plate-forme centralisée pour diverses activités liées à l’entreprise. Avec plus de 35 000 clients NetSuite dans le monde, le logiciel a démontré sa pertinence et sa popularité sur le marché.
SAP Concur
SAP Concur est une marque leader spécialisée dans les solutions intégrées de gestion des voyages, des dépenses et des factures. L’un des principaux avantages de l’utilisation de SAP Concur est sa capacité à automatiser les processus de comptes fournisseurs (AP). En rationalisant le processus de gestion des factures, des dépenses et des déplacements, SAP Concur aide les entreprises à gagner en visibilité et en contrôle sur leurs opérations financières.
À la base, SAP Concur simplifie la gestion des voyages, des dépenses et des factures pour les entreprises, offrant une visibilité et un contrôle total sur ces processus. La plateforme offre une suite complète de solutions qui connectent tous les aspects de la gestion des voyages et des dépenses, facilitant ainsi la gestion de ces processus pour les organisations et leurs employés.
L’une des façons dont SAP Concur simplifie les processus AP réside dans sa conception conviviale. La plateforme est conçue pour rendre les notes de frais, la réservation de voyages et la gestion des factures plus pratiques pour les utilisateurs. Cela signifie que les employés peuvent facilement suivre et soumettre leurs dépenses, tandis que les équipes financières peuvent gérer efficacement les factures et les paiements.
Une autre fonctionnalité clé de SAP Concur est son application mobile. L’application mobile complémentaire, disponible pour Concur® Travel, Concur® Expense et Concur® Invoice, permet aux utilisateurs de gérer ces fonctions en déplacement. Cela signifie que les employés peuvent suivre leurs dépenses, réserver des voyages et gérer leurs factures de n’importe où et à tout moment.
Documentaire
DocuWare est un fournisseur de logiciels en tant que service (SaaS) basé sur le cloud, spécialisé dans la gestion de documents, les référentiels et l’automatisation des flux de travail. L’un des principaux avantages de DocuWare est sa capacité à automatiser les processus de comptabilité fournisseurs (AP). En rationalisant la gestion des documents et les flux de travail, DocuWare aide les entreprises à gagner en efficacité et en contrôle sur leurs opérations financières.
DocuWare propose également des solutions de numérisation et de gestion des documents professionnels, les rendant facilement accessibles en cas de besoin. Cela inclut le stockage, l’organisation et la sécurisation des documents numériques, ce qui peut contribuer à réduire les tâches manuelles et à améliorer la productivité.
Une autre fonctionnalité clé de DocuWare réside dans ses capacités d’automatisation des flux de travail. Le logiciel permet d’automatiser les flux de travail liés aux documents au sein des organisations, en rationalisant les processus tels que les approbations, les révisions et le routage des documents. Cela peut contribuer à réduire les tâches manuelles et à améliorer l’efficacité, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Sécurité des données est également une priorité absolue pour DocuWare. La plateforme met fortement l’accent sur la protection des documents sensibles et la garantie du respect de la réglementation. Il fournit des fonctions d’archivage centrales pour protéger les données et les documents, offrant ainsi aux entreprises une tranquillité d’esprit sachant que leurs informations financières sont sécurisées.
Alors que les entreprises continuent de s’adapter et d’évoluer dans un paysage financier et technologique en constante évolution, l’automatisation des comptes fournisseurs est indéniablement la pierre angulaire de la modernisation, de l’efficacité et de la réussite financière. Il s’agit d’un outil qui permet aux organisations non seulement de rationaliser leurs opérations financières, mais également de prendre des décisions éclairées et fondées sur des données, les plaçant ainsi sur la voie d’une croissance et d’un succès durables à l’ère numérique.
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