Vous communiquez avec des collègues, des clients et de nombreuses autres personnes pendant la journée d’une manière qui n’implique pas de discussions en face à face. Des e-mails aux fax en passant par les réunions Zoom et bien plus encore, la communication numérique a révolutionné la façon dont vous vous connectez avec les autres.
Pour vous assurer que votre communication numérique fasse une impression positive, il est important de garder à l’esprit quelques règles de base. Par exemple, veuillez considérer les conseils suivants :
Étiquette des e-mails 101
Comme Zoho remarques, il est important d’utiliser des salutations professionnelles, en particulier lorsque vous contactez des clients nouveaux ou potentiels, ou un responsable. ou propriétaire d’entreprise.
Plutôt que de commencer un e-mail professionnel par « Hey ! » ou « Bonjour à tous! » il est important d’utiliser des salutations plus formelles comme « Cher Edward » ou « À qui de droit ». Certes, si vous envoyez un e-mail à un collègue que vous connaissez depuis un certain temps et que vous êtes amis, vous pouvez utiliser une salutation plus décontractée, mais dans la plupart des cas, une salutation formelle est le meilleur choix.
De plus, pensez à ajouter un slogan d’e-mail qui comprend votre nom complet, votre titre de poste, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Cela contribuera à faire apparaître davantage les e-mails professionnels que vous envoyez professionnel. Faites simplement attention à ne pas exagérer avec les slogans ou les citations sous votre nom ; les informations de base suffiront.
Incluez toujours une page de garde du fax
Lorsque vous avertissez quelqu’un que vous envoyez un fax, vous pouvez naturellement supposer que le vôtre est le seul fax qui arrivera.
Toutefois, si vous envoyez un fax à une entreprise très occupée, il y a de fortes chances que votre message se perde dans une pile de fax. Pour éviter que votre fax ne finisse sur le mauvais bureau, assurez-vous de toujours inclure une page de garde du fax, comme l’une des feuilles de couverture de télécopie depuis MyFax. Ces modèles incluent des informations importantes telles que votre nom, la personne à qui vous envoyez le fax et un espace pour une note sur le contenu du fax.
De cette façon, la personne chargée de recevoir les fax au destinataire pourra facilement voir à qui est destiné le fax et n’aura pas à passer un temps précieux à le lire.
Règles de réunion à distance
Il peut être incroyablement pratique d’assister à une réunion depuis votre salon via Zoom ou un autre programme de réunion virtuelle. Mais être dans le confort de sa propre maison ne donne pas carte blanche aux gens pour se comporter de manière très décontractée.
Comme Hubspot notes, arrivez à l’heure pour la réunion et, si vous êtes en charge de l’appel Zoom, terminez la réunion à l’heure annoncée. Résistez à la tentation de vérifier vos e-mails et vos SMS pendant l’appel ; même si vous ne parlez pas actuellement, il est préférable d’avoir l’air attentif à tout moment.
Si vous devez prendre des notes pendant l’appel Zoom, essayez d’utiliser un stylo et du papier plutôt que de cliquer sur votre clavier. Une autre option, si vous préférez, consiste à couper votre microphone afin que les autres n’entendent pas le tapotement de vos touches. Si vous avez une question pendant l’appel, essayez d’utiliser l’emoji « main levée » pour indiquer que vous avez quelque chose à dire, plutôt que de l’interrompre.
L’étiquette rend la communication numérique plus efficace
La communication numérique a certainement rendu beaucoup plus facile le contact avec les autres au travail. En gardant à l’esprit quelques règles de base de l’étiquette, cela peut être aussi efficace que la communication en face à face, et en même temps, cela peut aider à faire une impression positive sur les autres.
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