Dans ce monde axé sur la technologie, les entreprises de toutes tailles prospèrent plus que jamais on ne l’aurait imaginé. Si la technologie a grandement facilité la vie personnelle et professionnelle, elle nous a également exposé à des menaces, notamment en matière de sécurité des données professionnelles.
Chaque année, des millions d’entreprises sont confrontées d’une manière ou d’une autre à des problèmes de sécurité des données. Même si vous n’avez jamais été confronté à de tels problèmes auparavant, de telles nouvelles partagées quotidiennement peuvent vous inquiéter pour la sécurité des données de votre entreprise.
Si vous cherchez des moyens d’empêcher tout accès non autorisé aux données de votre entreprise, voici quelques conseils qui peuvent vous aider.
Utiliser un format PDF
Il existe plusieurs formats différents qui peuvent vous aider à créer, enregistrer et partager différents fichiers. Tous ces formats ont leurs propres avantages et inconvénients. Les entreprises qui réussissent conviennent qu’elles préfèrent traiter les fichiers PDF en raison de leurs fonctionnalités de sécurité supplémentaires.
Premièrement, des outils tels que Sodapdf facilite grandement la conversion de n’importe quel fichier en PDF. Une fois converti, vous pouvez protéger par mot de passe et crypter vos fichiers pour empêcher toute modification, copie ou impression non autorisée et garantir la sécurité de vos données professionnelles.
Passez au sans papier
Il n’y a pas de meilleur moment pour passer au sans papier. Vous pouvez commencer dès aujourd’hui à créer un changement. En optant pour la dématérialisation en tant qu’entreprise, vous aiderez non seulement votre environnement, mais vous protégerez également efficacement vos données pour éviter qu’elles ne tombent entre de mauvaises mains.
Lorsque vous réduisez la consommation de papier pour les documents, les risques de perte ou d’endommagement diminuent également instantanément. De plus, vous n’aurez pas besoin d’espace physique pour le stockage et vous économiserez également sur les coûts d’impression écrasants.
Formez vos employés
Vous serez peut-être surpris d’apprendre que la plupart des entreprises sont confrontées à des problèmes de sécurité des données en raison de la négligence de leurs employés. Même les meilleurs employés peuvent commettre des erreurs susceptibles de mettre en danger la sécurité des données de votre entreprise.
Bien que vous ne puissiez jamais réduire à zéro les risques d’accidents malheureux, vous pouvez certainement réduire le nombre de ces incidents en former vos employés. Une formation sur la sécurité des mots de passe, la sécurité des e-mails et les pratiques sécurisées de partage de fichiers peut renforcer votre défense contre la perte ou le vol de documents.
Renforcez vos mots de passe
Les mots de passe constituent le moyen le plus élémentaire, mais aussi le plus puissant, de protéger les données de votre entreprise. L’importance d’un mot de passe fort ne doit jamais être sous-estimée.
Vous pouvez créer un mot de passe fort pour vos fichiers et plateformes de stockage en ligne en utilisant une combinaison de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de caractères spéciaux. Assurez-vous qu’il ne s’agit pas d’un mot de passe prévisible, tel que votre nom, votre date de naissance ou le nom de votre animal.
De plus, assurez-vous de changer votre mot de passe au moins une fois tous les six mois pour garantir une sécurité maximale de vos données. N’oubliez pas d’enregistrer vos mots de passe de manière sécurisée avec un gestionnaire de mots de passe pour une gestion plus facile et plus sûre.
Créer une sauvegarde des données
Les accidents malheureux tels que les pannes matérielles, les catastrophes naturelles ou les cyberattaques ne sont pas rares. Ces accidents peuvent survenir même si vous êtes prudent. Pour éviter la perte de toutes vos précieuses données, vous devrez créer une sauvegarde de données.
Il y a plusieurs façons de sauvegarder vos données. Vous pouvez choisir celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
Crédit image en vedette : Myriam Jessier/Unsplash
