Vous n’êtes toujours pas sûr de la mise en œuvre de Dynamics 365 Business Central ? Mettons les choses au clair !

La mise en œuvre de Dynamics 365 Business Central est-elle le bon choix pour votre entreprise ?

Envisagez-vous de mettre en œuvre Dynamics 365 Business Central mais vous ne savez toujours pas s’il s’agit du bon ERP pour votre entreprise ?

Il est naturel de se sentir incertain au moment de prendre une décision concernant un système ERP. Après tout, il s’agit d’un investissement à long terme qui façonnera vos opérations commerciales pour les années à venir.

Alors, si vous vous demandez encore si Implémentation de Dynamics 365 Business Central est le bon choix pour votre organisation, nous avons ce qu’il vous faut.

Avec sa popularité croissante (parmi petites et moyennes entreprises) et des avantages prouvés dans tous les secteurs, nous avons présenté les principales raisons pour lesquelles la mise en œuvre de Dynamics 365 Business Central pourrait changer la donne dont votre entreprise a besoin (ainsi que les principales étapes de mise en œuvre).

Pourquoi Dynamics 365 Business Central est la solution ERP incontournable pour les entreprises modernes

Dynamics 365 Business Central continue d’enregistrer des taux d’adoption remarquables, avec plus de 15 000 organisations choisissant la plateforme et une croissance du nombre d’utilisateurs de 200 % d’une année sur l’autre. Cela se traduit par près de 1 000 nouveaux clients chaque mois, démontrant la pertinence croissante de la solution dans tous les secteurs.

Mais ce qui fait de Business Central un système ERP si recherché?

Explorons des informations clés, étayées par des avis populaires provenant de plateformes comme Gartner, pour comprendre pourquoi les entreprises se tournent vers cette solution.

Facilité d’utilisation et d’intégration

• Les utilisateurs apprécient interface intuitivece qui simplifie la navigation et réduit le besoin de formation approfondie, permettant une adoption rapide.

• De plus, sa capacité à s’intégrer parfaitement à Outils Microsoft (Office 365, Teams, Power BI) et applications tierces facilite grandement la collaboration et l’accès aux données.

Personnalisation et évolutivité

• Les entreprises apprécient la flexibilité de personnaliser les tableaux de bord, les flux de travail et les rapports pour répondre à des besoins spécifiques.

• Le système évolue efficacement, s’adaptant aux opérations croissantes sans interruption, ce qui le rend adapté aux petites et grandes organisations.

Efficacité et perspicacité

• L’automatisation des ventes et des stocks permet de réduire les tâches répétitives et de mieux se concentrer sur le travail stratégique.

• Les outils d’analyse et de reporting de la plateforme fournissent des informations claires et exploitables pour soutenir une meilleure prise de décision.

Rentabilité avec un support fiable

• Les utilisateurs notent fréquemment que Business Central offre une alternative rentable aux systèmes ERP plus coûteux. De nombreuses organisations ont signalé une réduction des coûts informatiques et opérationnels grâce à son modèle basé sur le cloud, qui minimise le besoin d’une infrastructure et d’une maintenance sur site étendues. Les entreprises apprécient également le prix prévisible de l’abonnement, qui commence à environ 70 $ par utilisateur et par mois.
• De plus, plusieurs études de cas mettent en évidence des améliorations spectaculaires de la productivité et des réductions de coûts. Par exemple, une organisation à but non lucratif a signalé une multiplication par trois de sa productivité et une réduction de 68 % des coûts des intrants après la mise en œuvre de Business Central.

Fonctionnalités de Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central est une solution complète de planification des ressources de l’entreprise conçue pour prendre en charge les petites et moyennes entreprises en intégrant diverses fonctions commerciales dans une plateforme unifiée.

Ses capacités modulaires garantissent que les organisations peuvent gérer efficacement leurs finances, leurs relations clients, leurs chaînes d’approvisionnement, leurs ressources humaines, leurs opérations d’entrepôt, leur gestion des services et leurs processus de fabrication.

Ci-dessous, nous examinons les principales fonctionnalités de Business Central et la manière dont elles peuvent profiter aux entreprises.

Fonctionnalités de gestion financière

Business Central rationalise considérablement la gestion financière grâce à sa suite d’outils. Les principales fonctionnalités incluent :

• Informations financières en temps réel: Cette fonctionnalité permet aux entreprises d’accéder instantanément à leurs données financières, c’est-à-dire qu’elle consolide les données de divers modules financiers, tels que les comptes clients, les comptes créditeurs et le grand livre, dans un tableau de bord unique et facile à naviguer. De plus, l’intégration avec Power BI offre des capacités de reporting avancées, offrant des informations visuelles sur les mesures financières.
• Budgétisation et prévisions: Les utilisateurs peuvent créer des budgets détaillés du Grand Livre (G/L) pour des périodes spécifiques, telles que des exercices fiscaux, et les adapter à la structure financière unique de leur organisation. La plateforme prend en charge plusieurs versions budgétaires, facilitant l’analyse des scénarios et les révisions si nécessaire. De plus, Business Central permet l’exportation et l’importation de données budgétaires via Excel, rationalisant ainsi la manipulation des données et garantissant leur exactitude.
• Gestion automatisée de la paie et des dépenses: Grâce à une intégration transparente avec les applications de paie, la plateforme garantit une gestion précise et rapide de la paie. Pour la gestion des dépenses, Business Central permet aux employés de soumettre leurs dépenses via des applications mobiles, avec des fonctionnalités telles que la numérisation automatique des reçus et des flux de travail d’approbation personnalisables, rationalisant ainsi le processus de remboursement.

Fonctionnalités de gestion de la relation client

Les fonctionnalités CRM de Business Central permettent aux organisations de gérer les interactions avec les clients et d’améliorer efficacement la prestation de services. Les fonctionnalités incluent :

• Suivi complet des clients: Dynamics 365 Business Central améliore la gestion de la relation client en fournissant une plateforme centralisée qui consolide les données client, suit les interactions et rationalise les processus de vente. Cette intégration permet aux entreprises de surveiller les relations clients en temps réel, permettant ainsi de répondre rapidement aux demandes et aux problèmes.
• Gestion des bons de travail: Le système simplifie la gestion des tâches de service et des retours clients, rationalisant le processus de la vente au service. Les utilisateurs peuvent générer des bons de travail détaillés qui spécifient chaque aspect du processus de production, des matières premières aux exigences de main-d’œuvre, garantissant ainsi clarté et organisation.

Le système offre une visibilité en temps réel sur l’état des bons de travail, permettant aux entreprises de suivre les progrès, d’identifier les goulots d’étranglement et de prendre des décisions éclairées pour maintenir la production sur la bonne voie. De plus, une intégration transparente avec la gestion des stocks garantit un suivi précis de la disponibilité des matières premières et des mises à jour automatiques des niveaux de stock à mesure que la production avance.

• Intégration avec Dynamics 365 Sales: Pour les entreprises nécessitant des fonctionnalités CRM avancées, Business Central peut s’intégrer de manière transparente au module Dynamics 365 Sales, améliorant ainsi le suivi des ventes et l’engagement client.

Fonctionnalités de gestion de la chaîne d’approvisionnement

Business Central offre des fonctionnalités approfondies pour optimiser les opérations de la chaîne d’approvisionnement grâce à :

Gestion des stocks: Business Central offre une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock sur plusieurs sites, permettant aux entreprises de surveiller l’état des stocks, les taux de rotation et la disponibilité des produits. Des tableaux de bord personnalisables affichent les indicateurs clés, permettant une évaluation rapide et une prise de décision éclairée. En outre, des alertes automatisées peuvent être configurées pour informer les parties prenantes lorsque les stocks tombent en dessous des seuils prédéfinis, garantissant ainsi un réapprovisionnement en temps opportun et réduisant le risque de rupture de stock.

• Optimisation de la logistique: La plateforme centralise les opérations logistiques, facilitant une gestion efficace des expéditions, des transferts et des activités d’entrepôt. Les utilisateurs peuvent créer et superviser les documents d’expédition, suivre les livraisons et gérer les tâches d’entrepôt à partir d’une interface unifiée. Les outils d’analyse et de reporting intégrés fournissent des informations sur les performances logistiques, aidant à identifier les goulots d’étranglement et à mettre en œuvre des améliorations pour une chaîne d’approvisionnement plus réactive.

• Réapprovisionnement automatisé et prévision de la demande: Business Central automatise les processus de réapprovisionnement en générant des bons de commande lorsque le stock atteint des seuils spécifiés. Et la prévision avancée de la demande utilise les données de ventes historiques et les tendances du marché pour prédire les besoins futurs en stocks, permettant ainsi de prendre des décisions d’approvisionnement proactives. L’intégration avec les données de ventes et d’achats permet des ajustements en temps réel des stocks en fonction de la demande actuelle, améliorant ainsi l’agilité et la réactivité.

Fonctionnalités de gestion des ressources humaines

Pour améliorer la gestion des effectifs, Business Central intègre des fonctionnalités RH essentielles :

• Gestion de la base de données des employés: Les utilisateurs peuvent gérer un référentiel centralisé pour les dossiers complets des employés, englobant les détails personnels, les qualifications, les fonctions, les antécédents professionnels et les mesures de performance. Ce système centralisé garantit aux professionnels des ressources humaines un accès immédiat aux informations critiques, facilitant ainsi une prise de décision éclairée.

La plateforme simplifie également la saisie et la maintenance des données, permettant au personnel RH de mettre à jour les informations sur les employés sans effort. Les flux de travail automatisés peuvent informer les RH lorsque des informations clés nécessitent une mise à jour, réduisant ainsi les erreurs et les omissions.

De plus, les contrôles d’accès basés sur les rôles protègent les données sensibles des employés, garantissant que seul le personnel autorisé peut accéder aux informations confidentielles.

• Suivi des performances et rapports: La capacité de surveiller les performances des employés et de générer des rapports permet aux organisations d’identifier les domaines à améliorer et de soutenir le développement de la main-d’œuvre. Grâce aux tableaux de bord et aux outils de reporting visuel, les managers peuvent obtenir des informations sur les performances individuelles et collectives, facilitant ainsi le feedback et le coaching en temps opportun.
• Gestion des dépenses: La plateforme rationalise la gestion des dépenses en permettant aux employés de soumettre des notes de frais numériques, qui s’intègrent parfaitement à leur profil. Cette automatisation réduit la paperasse et accélère le processus de remboursement, améliorant ainsi la conformité aux politiques de l’entreprise. Des flux de travail d’approbation personnalisés garantissent que les dépenses soumises sont examinées et autorisées conformément à la hiérarchie organisationnelle, avec des notifications automatisées facilitant une prise de décision rapide.

Fonctionnalités de gestion d’entrepôt

Business Central améliore les opérations des entrepôts grâce à plusieurs fonctionnalités clés :

Business Central fournit un suivi en temps réel des niveaux de stock sur plusieurs sites, en utilisant la lecture de codes-barres et la technologie RFID pour surveiller les mouvements de stock. Au fur et à mesure que les articles sont reçus, prélevés ou expédiés, le système met automatiquement à jour les enregistrements d’inventaire, garantissant ainsi des informations précises et à jour. Les utilisateurs peuvent définir des alertes automatisées pour avertir le personnel lorsque les niveaux de stock tombent en dessous des seuils prédéfinis, facilitant ainsi le réapprovisionnement en temps opportun et évitant les ruptures de stock. Les outils de reporting avancés offrent des informations sur la rotation des stocks et les tendances des ventes, permettant une prise de décision éclairée.

• Exécution efficace des commandes : La plateforme rationalise l’exécution des commandes en automatisant les flux de travail, de la saisie des commandes à l’expédition. Dès réception d’une commande client, Business Central vérifie la disponibilité des stocks et génère des listes de prélèvement pour le personnel de l’entrepôt. L’intégration des appareils mobiles permet au personnel d’accéder aux listes de prélèvement et de suivre des itinéraires optimisés au sein de l’entrepôt, réduisant ainsi le temps de récupération. Le système facilite également l’emballage et l’expédition en générant la documentation nécessaire, accélérant ainsi le processus d’exécution. Les retours sont gérés efficacement, le système mettant à jour les niveaux de stock et traitant rapidement les commandes de retour.
• Prise en charge multilingue: Business Central prend en charge plusieurs langues, permettant aux utilisateurs de configurer l’interface dans leur langue préférée. Cette personnalisation améliore la convivialité pour des effectifs diversifiés opérant dans différentes régions. Les documents générés par le système, tels que les factures et les étiquettes d’expédition, peuvent être traduits dans la langue configurée, garantissant ainsi la clarté et réduisant les erreurs dues aux barrières linguistiques. Les supports de formation et le support client sont également disponibles dans plusieurs langues, fournissant des ressources adaptées aux préférences linguistiques des employés et améliorant l’expérience utilisateur.

Fonctionnalités de gestion de la fabrication

Microsoft Dynamics 365 Business Central offre des fonctionnalités pour optimiser les opérations de fabrication, notamment :

• Planification et ordonnancement de la production : La plateforme fournit des outils intégrés qui permettent aux utilisateurs de créer des commandes de production détaillées basées sur les prévisions de la demande, les niveaux de stocks et la disponibilité des ressources. Les utilisateurs peuvent générer un calendrier directeur de production (MPS) qui aligne les capacités de production sur la demande des clients, garantissant ainsi une utilisation efficace des ressources. Des fonctionnalités de planification avancées, notamment des diagrammes de Gantt interactifs, aident à allouer efficacement les ressources en visualisant les délais de production et en identifiant les goulots d’étranglement potentiels. Les fonctionnalités de planification des capacités évaluent la disponibilité des machines et de la main-d’œuvre par rapport aux calendriers de production actuels, suggérant les ajustements nécessaires pour atteindre les objectifs de production sans surcharger les ressources.
• Visibilité sur le flux opérationnel: La plate-forme offre un accès aux données en temps réel, affichant des mesures de production à jour telles que les niveaux de travail en cours, les taux de production et la consommation de matériaux. Les tableaux de bord personnalisables fournissent des informations immédiates sur les opérations en cours, permettant aux responsables de surveiller efficacement les performances. Les indicateurs de performance clés (KPI) peuvent être personnalisés pour suivre des aspects spécifiques de la fabrication, notamment les temps de cycle et l’efficacité globale des équipements (OEE), facilitant ainsi l’évaluation des performances et l’amélioration continue. La plateforme prend en charge l’automatisation des flux de travail, déclenchant des notifications ou des processus en réponse aux changements dans les conditions de production, maintenant ainsi la continuité opérationnelle.
• Aide à la décision basée sur l’IA: Intégrant l’intelligence artificielle, la plateforme améliore la prise de décision grâce à des analyses prédictives et des informations intelligentes. La plateforme analyse les données historiques pour prévoir les besoins de production, permettant aux entreprises d’anticiper les fluctuations de la demande et de s’ajuster en conséquence. Les recommandations basées sur l’IA aident à optimiser les processus en suggérant des ajustements aux calendriers de production ou à l’allocation des ressources en fonction des données de performance. L’intégration financière garantit que les décisions de production s’alignent sur les objectifs financiers de l’organisation, offrant ainsi une vision globale des performances opérationnelles et financières.

Implémentation de Dynamics 365 Business Central : un guide étape par étape

La mise en œuvre de Dynamics 365 Business Central nécessite une approche structurée pour garantir un déploiement transparent et un succès à long terme. Voici un aperçu des phases clés impliquées, ainsi que les meilleures pratiques pour guider votre voyage :

Énoncé des travaux (EDT)

Commencez par rédiger un SOW complet qui définit clairement la portée, les exigences et les responsabilités du projet. Les composants clés comprennent :

• Définition de la portée: spécifiez si l’implémentation utilisera des fonctionnalités standard ou nécessitera des personnalisations.

• Inclusions détaillées: Décrivez les prix, les délais du projet et fixez une date d’expiration pour rester clair.

• Accord formel: Obtenez les signatures du client et du partenaire pour formaliser l’engagement.

Phase de découverte

Cette phase se concentre sur la compréhension des processus métier existants et sur leur alignement avec les capacités de Business Central. Les étapes essentielles comprennent :

• Document de conception fonctionnelle (FDD): Documentez les configurations du système, y compris les groupes de publication, les données de base et les modules requis.

• Document de conception technique (TDD): Détaillez toutes les personnalisations nécessaires ou les nouvelles fonctionnalités pour répondre aux besoins de l’entreprise.

Phase de configuration

Configurez le système en fonction des exigences recueillies et préparez les données pour la migration. Les tâches importantes impliquent :

• Paquets de configuration: utilisez-les pour importer des données de base telles que le plan comptable, les fournisseurs et les clients.

• Modifier dans Excel: Tirez parti de cette fonctionnalité pour mettre à jour et publier efficacement des données directement depuis Excel.

Formation et tests d’acceptation des utilisateurs

Équipez les utilisateurs pour qu’ils exploitent le système efficacement et validez qu’il répond aux exigences de l’entreprise. Les meilleures pratiques incluent :

• Formation complète: Planifiez des sessions avec tout le personnel clé, en utilisant des scénarios réels pour améliorer la pertinence.
• Documentation: Enregistrez les sessions de formation pour référence future et allouez suffisamment de temps pour résoudre les problèmes potentiels.

Phase de mise en service

Transition du système vers l’environnement de production et démarrage des opérations en direct. Pour assurer le succès :

• Migration des données: Transférez les données de l’environnement de test à l’aide d’outils tels que les packages de configuration.

• Préparation au support: Répondez aux problèmes de dernière minute avec une assistance sur site ou virtuelle pour assurer une transition en douceur.

• Célébrez les jalons: Reconnaissez les efforts et les succès de l’équipe pour remonter le moral et encourager l’adoption.

Conclusion

De nombreuses améliorations récentes ont été apportées à Microsoft Dynamics 365 Business Central, visant à améliorer l’expérience utilisateur, à augmenter la productivité et à permettre une collaboration transparente.

Avec des fonctionnalités telles que des temps de chargement plus rapides, une réactivité améliorée de FactBox, le Company Hub multi-entreprises et des modèles d’e-mails réutilisables, Business Central continue de définir la norme en matière d’efficacité opérationnelle.

Si vous envisagez de mettre en œuvre ou d’optimiser Business Central, avec les services de conseil Dynamics 365 Business Central appropriés, votre organisation peut mettre en œuvre de manière transparente une solution ERP sur mesure.

Chez Nalashaa Digital, notre équipe de Consultants Dynamics 365 sont prêts à vous aider à tirer le meilleur parti de ces avancées. Contactez-nous dès aujourd’hui pour commencer !