Génération pratique de fichiers PDF
Malgré leur popularité, les méthodes traditionnelles de création de fichiers PDF présentent des défis. En explorant des méthodes alternatives, telles que la conversion de fichiers au format PDF, les outils PDF dédiés peuvent surmonter les défis traditionnels et offrir à leurs utilisateurs une expérience de création de documents fluide.
Les utilisateurs peuvent désormais créer un fichier PDF avec plusieurs méthodes pratiques :
- Les fichiers PDF peuvent être générés à partir d’images, de fichiers DWG/DXF, de fichiers numérisés, ainsi que de fichiers MS Office.
- Vous pouvez définir la génération de PDF dans n’importe quelle transition de notre flux de travail, mais cela se fait généralement lors de l’approbation de la documentation et lors de l’attribution d’une nouvelle révision. Vous pouvez également appeler la génération de fichiers à partir du menu contextuel, en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le fichier et en sélectionnant la commande appropriée.
- Les fichiers générés automatiquement sont créés dans des dossiers désignés, par exemple ceux auxquels vous avez accordé l’accès aux employés du service de production.
- Lorsqu’une nouvelle révision est appliquée, une autre version du fichier PDF est créée avec l’information indiquant que le dessin est en cours de modification.
Dans quels programmes pouvez-vous créer un fichier PDF ?
Vous pouvez créer un fichier PDF à l’aide de nombreux programmes, payants ou gratuits. Voici quelques programmes populaires qui peuvent créer des fichiers PDF :
- Adobe Acrobat : Il s’agit de l’un des programmes les plus connus pour créer et éditer des fichiers PDF. Il est disponible pour les plateformes Windows et macOS, mais il est payant.
- SwifDoo PDF pour Windows: Il s’agit d’un programme conçu, comme son nom l’indique, pour créer et convertir rapidement des fichiers PDF. L’outil gère également d’autres formats de sortie sans aucun problème : PNG, DWG, HTML, EPUB, avec différents nombres de bits et autres.
- Microsoft Word : Vous pouvez créer un document dans Word et l’enregistrer au format PDF. C’est une bonne option pour les personnes qui possèdent déjà la suite Microsoft Office.
- Microsoft Excel : Comme Word, Excel permet également d’exporter des feuilles de calcul au format PDF. Il s’agit d’une fonctionnalité utile pour partager des rapports et des données numériques.
- Écrivain LibreOffice : LibreOffice est une suite bureautique gratuite et son traitement de texte Writer vous permet d’enregistrer des documents sous forme de fichiers PDF.
- Documents Google : Il s’agit d’une suite bureautique en ligne gratuite. Vous pouvez créer des documents dans Google Docs et les exporter sous forme de fichier PDF.
Ce ne sont là que quelques exemples de programmes qui vous permettent de créer des fichiers PDF. Il existe de nombreuses autres options disponibles, payantes ou gratuites, qui peuvent répondre à vos besoins.
N’oubliez pas l’accessibilité
En garantissant l’accessibilité, nous aidons non seulement les personnes souffrant de divers handicaps, mais nous facilitons également la vie de chacun de nos lecteurs. Pensez simplement à une situation où quelqu’un essaie de lire notre document dans un autobus, pendant une pause déjeuner ou à un autre moment où il ne peut pas utiliser un ordinateur traditionnel.
En rendant le contenu accessible, tout le monde pourra l’utiliser quelles que soient les circonstances.
Structure du document
Assurez-vous que votre document PDF a une structure claire et logique. Utilisez des titres (h1, h2, h3, etc.), des paragraphes et des listes appropriés. Cela permettra aux personnes utilisant des lecteurs d’écran de parcourir facilement votre contenu.
Texte
Évitez le langage compliqué et technique. Écrivez de manière claire et compréhensible, en utilisant un vocabulaire plus simple. Pensez également à créer un contraste adéquat entre la couleur du texte et l’arrière-plan pour faciliter la lecture.
Images et graphiques
Si votre document contient des images, des graphiques ou d’autres éléments graphiques, assurez-vous qu’ils comportent des descriptions alternatives (également appelées « texte alternatif »). Cela aidera les personnes aveugles ou malvoyantes à comprendre ce que montre le graphique.
Éléments interactifs
Si votre document contient des éléments interactifs, tels que des formulaires ou des boutons, assurez-vous qu’ils peuvent être contrôlés non seulement avec une souris, mais également avec un clavier. Ceci est important pour les personnes qui ne peuvent pas utiliser de dispositifs de pointage.
Disponibilité technique
Enfin, n’oubliez pas les aspects techniques. Partagez votre document dans un format couramment utilisé, de préférence PDF, qui fonctionne bien avec les lecteurs d’écran et autres aides à l’accessibilité. Assurez-vous également que le fichier est correctement configuré pour l’accessibilité, par exemple, qu’il comporte des titres correctement marqués, des descriptions d’images, etc.
Engagez des experts et testez
L’accessibilité est un sujet complexe. Il est donc utile de faire appel à des experts pour vous aider à la mettre en œuvre. Vous pouvez par exemple demander conseil à des personnes aveugles ou malvoyantes. Il est également utile de tester vos documents à l’aide de différentes technologies d’accessibilité, telles que des lecteurs d’écran.
Pour finir
L’un des principaux avantages du format de document portable est le fait qu’un tel fichier présente son contenu de manière identique quel que soit le système d’exploitation sur lequel il est ouvert. Ce problème n’est pas sans importance lorsque l’on souhaite conserver des polices spécifiques, ainsi que la manière dont le document est formaté.
Les fichiers PDF sont sans aucun doute la norme qui résout de nombreux problèmes que vous pouvez rencontrer lors de l’utilisation de fichiers .TXT ou .DOC. Même si vous suivez certaines des bonnes pratiques pour créer des PDF, il est important de vérifier vos documents pour détecter les problèmes d’accessibilité et de résoudre les problèmes que vous rencontrez.
Crédits de l’image en vedette : CURVD®/Unsplash
